Доступний PDF: як зробити документ читабельним

Документ може виглядати бездоганно на екрані й бути повністю недоступним для частини читачів. Незряча людина зі скрінрідером почує з красивого звіту хаотичний набір фраз, а іноді — тишу, бо весь текст виявиться картинкою. Доступний PDF вирішує саме цю проблему: він містить не лише зображення сторінки, а й машинозчитувану структуру.

Розберімо, з чого складається доступність документа, як її закласти ще у Word і що реально можна перевірити самотужки без дорогих програм.

Хто і як читає ваш документ #

Уявлення «доступність — це тільки для незрячих» звужує картину. Насправді на структуру PDF спираються:

• скрінрідери (NVDA, JAWS, VoiceOver) — озвучують текст незрячим і людям зі слабким зором;
• програми збільшення — перебудовують текст під великий шрифт без горизонтальної прокрутки;
• режим reflow у читалках і на смартфонах — переформатовує сторінку під вузький екран;
• пошукові системи й системи документообігу — індексують вміст;
• звичайні користувачі, які просто хочуть скопіювати абзац або скористатися пошуком по документу.

Останній пункт варто підкреслити: майже все, що робить PDF доступним для скрінрідера, водночас робить його зручнішим для всіх. Заголовки дозволяють стрибати по розділах, теги дають нормальне копіювання тексту, закладки прискорюють навігацію у стосторінковому документі.

Технічну базу для вимог задають стандарт PDF/UA (ISO 14289) і настанови WCAG — той самий набір критеріїв, за яким оцінюють вебсайти. Українські держоргани дедалі частіше посилаються саме на них у вимогах до електронних документів.

Доступність починається не в PDF #

Головна теза, яку варто засвоїти: виправляти готовий PDF набагато дорожче, ніж правильно зробити вихідний файл. Якщо документ народжується у Word, LibreOffice чи Google Docs, 90% роботи виконується там. Точкові правки в готовому файлі, звісно, теж можливі — для цього є редактор PDF онлайн, — але структуру закладають на етапі створення, а не після експорту.

Що зробити у вихідному документі:

1. Використовуйте стилі заголовків, а не ручне форматування. «Заголовок 1», «Заголовок 2», «Заголовок 3» — це не про розмір шрифту, це про структуру, яка перенесеться у PDF як теги.
2. Не робіть відступи пробілами й порожніми абзацами. Скрінрідер озвучить кожен порожній абзац як паузу або «порожньо». Використовуйте налаштування інтервалів.
3. Списки робіть списками. Кнопка маркованого списку створює семантичний список; рядки, що починаються з дефіса, — лише текст.
4. Таблиці робіть таблицями, а не вирівняними табуляцією стовпчиками. І позначайте рядок заголовків: у Word це властивість «Повторювати як рядок заголовків».
5. Додайте альтернативний текст до кожного зображення. Клацніть правою кнопкою на картинці → «Переглянути альтернативний текст».
6. Задайте мову документа. У Word: «Рецензування» → «Мова» → «Установити мову перевірки». Без цього англомовний скрінрідер читатиме українські слова з англійською вимовою.
7. Експортуйте правильно. «Файл» → «Зберегти як» → PDF → кнопка Параметри → поставити галочку «Теги структури документа для спеціальних можливостей». Друк у PDF через віртуальний принтер теги знищує.

Пункт 7 — найчастіша точка провалу. Людина робить усе правильно у Word, а потім друкує документ у PDF через «Microsoft Print to PDF» — і на виході отримує файл без жодного тега. Завжди експортуйте, а не друкуйте.

Що таке теги і чому вони вирішують усе #

Візуально PDF — це набір символів з координатами. Літера «П» стоїть тут, літера «р» — на два міліметри правіше. Жодної інформації про те, що це заголовок, підпис під фото чи комірка таблиці, у самому зображенні сторінки немає.

Теги — це прихований шар, який описує логіку: <H1>, <P>, <Table>, <Figure>, <L> для списків. Саме за ним скрінрідер розуміє, що читати й у якому порядку.

Перевірити наявність тегів найпростіше в Adobe Acrobat Reader: меню «Вигляд» → «Показати/сховати» → «Панелі навігації» → «Теги». Якщо там напис «Теги не знайдено» — документ недоступний, і жоден онлайн-інструмент цього не виправить автоматично.

Скановані документи: окремий випадок #

Якщо ви відсканували договір і зберегли у PDF, всередині файлу немає тексту взагалі — тільки картинка. Скрінрідер прочитає з такого файлу рівно нічого.

Швидка перевірка: спробуйте виділити текст курсором. Виділяється прямокутником по всій сторінці й нічого не копіюється — це скан.

Такий документ потребує OCR — розпізнавання тексту. Це окрема технологія, і наші інструменти її не виконують: ми працюємо з тим текстовим шаром, який уже є у файлі. Для OCR підійдуть Adobe Acrobat Pro, ABBYY FineReader, безкоштовний Tesseract або завантаження файлу в Google Docs. Детальніше — у статті сканований PDF і OCR.

Але навіть після OCR документ не стає повністю доступним: розпізнавання дає текстовий шар, а не структуру заголовків і таблиць. Теги все одно доведеться додавати окремо.

Контраст, шрифти та візуальна частина #

Доступність — це не тільки про скрінрідери. Значно більше людей мають слабкий зір, дальтонізм або просто читають документ на поганому екрані.

• Контраст тексту й тла — щонайменше 4,5:1 для звичайного тексту і 3:1 для великого (від 18 pt). Світло-сірий текст на білому тлі виглядає стильно й читається погано.
• Розмір шрифту — від 11–12 pt для основного тексту. У виносках і підписах не опускайтеся нижче 9 pt.
• Не передавайте зміст лише кольором. «Червоні рядки — прострочені» не працює для людини з дальтонізмом. Додайте позначку, значок або слово.
• Уникайте тексту всередині зображень. Скріншот таблиці з цифрами недоступний за визначенням; вставте таблицю як таблицю.
• Шрифти вбудовуйте у файл. Інакше на чужому пристрої документ підставить інший шрифт, і верстка попливе.

Alt-тексти: як писати, щоб було корисно #

Альтернативний текст — це опис зображення, який озвучує скрінрідер. Кілька правил, які відрізняють корисний alt від формального:

• Описуйте зміст, а не файл: «Графік зростання продажів з 12 до 31 млн грн за 2024–2026 роки», а не «Діаграма 1».
• Тримайте у межах одного-двох речень. Якщо потрібно більше, винесіть опис в основний текст.
• Декоративні елементи — лінії, рамки, фонові візерунки — позначайте як декоративні. Скрінрідер їх пропустить, і це правильно.
• Не починайте з «Зображення…» — скрінрідер і так повідомляє тип об'єкта.
• Для логотипів достатньо назви організації.

Порядок читання і таблиці #

Дві речі, які найчастіше ламаються навіть у документах з тегами.

Порядок читання — послідовність, у якій скрінрідер озвучує елементи. Він не завжди збігається з візуальним розташуванням. Класичний збій: двоколонковий текст читається впоперек, рядок з лівої колонки, рядок з правої. Або підпис під фотографією озвучується перед самою фотографією. Виправляється це в панелі «Порядок» редактора PDF.

Таблиці доступні лише тоді, коли позначено рядок (а іноді й стовпець) заголовків. Тоді скрінрідер озвучує не «8500», а «Монітор, сума, 8500». Без цього таблиця перетворюється на потік чисел без контексту. І ще: не використовуйте таблиці для верстки — тільки для табличних даних.

Чек-лист перед публікацією #

Найнадійніша перевірка — остання. Увімкніть безкоштовний NVDA (Windows) або вбудований VoiceOver (macOS) і послухайте власний документ перші дві хвилини. Проблеми стають очевидними миттєво.

Що можна зробити нашими інструментами, а що ні #

Будьмо чесними щодо меж. Онлайн-інструменти, які працюють у браузері, не додають теги структури й не роблять OCR — це задачі для Adobe Acrobat Pro або спеціалізованого ПЗ.

Проте частину роботи вони закривають повністю:

• Редагувати PDF онлайн — виправити текст, прибрати нечитабельні вставки, замінити фрагмент;
• Організувати сторінки PDF — вирівняти порядок сторінок і повернути ті, що відсканувалися боком, бо перевернута сторінка недоступна за визначенням;
• Редагувати метадані PDF — задати коректний заголовок документа, автора й мову, які озвучує скрінрідер першими; про це докладніше в матеріалі метадані PDF;
• Стиснути PDF — зменшити вагу для порталів з лімітом завантаження, не втрачаючи текстовий шар.

Усе це відбувається локально у браузері: файл не вивантажується на сервер, що важливо для документів з персональними даними. А якщо документ готується для архіву чи держоргану, зверніть увагу на формат PDF/A — про нього є окрема стаття PDF/A: навіщо цей формат, і його вимоги частково перетинаються з доступністю.

Часті запитання