Чому PDF багато важить: 7 причин і як це виправити

Документ на три сторінки важить 48 МБ, а книжка на 400 сторінок — 2 МБ. Це не помилка й не збій: розмір PDF залежить не від кількості аркушів, а від того, що саме лежить усередині. Нижче — сім причин, через які файл роздувається, і що з кожною з них робити.

Швидка діагностика: із чого складається вага #

Перш ніж щось виправляти, визначте тип документа. Це три питання і півхвилини часу.

• Чи виділяється текст мишею? Якщо ні — перед вами скан, і 95% ваги дають зображення.
• Скільки сторінок і скільки мегабайтів? Порахуйте середню вагу сторінки. Норма для тексту — 20–80 КБ, для якісного скана — 100–400 КБ. Усе, що більше мегабайта на аркуш, потребує уваги.
• Звідки взявся файл? Експорт із Word, скан із МФУ, згенерований звіт із програми, дизайнерський макет з Illustrator — у кожного джерела свої типові проблеми.

Відкрити документ і подивитися на нього зручно у переглядачі PDF — заодно побачите кількість сторінок і те, що на них насправді.

Причини, пов'язані із зображеннями #

Це найчастіший і найважливіший блок. Якщо ваш файл великий, з ймовірністю відсотків у вісімдесят справа саме тут.

1. Сканування у завищеній роздільній здатності #

Багато МФУ за замовчуванням сканують у 600 dpi, а деякі — у 1200. Для тексту це надлишково: 300 dpi достатньо для друку, 200 dpi — для читання з екрана. Різниця у вазі при цьому не лінійна: подвоєння dpi дає учетверо більший файл, бо пікселів стає більше і по горизонталі, і по вертикалі.

Проста арифметика для розуміння масштабу: аркуш А4 при 300 dpi — це приблизно 2480×3508 пікселів, тобто близько 8,7 мільйона точок. При 600 dpi точок стає майже 35 мільйонів. Навіть після стиснення різниця у вазі виходить у три-чотири рази на кожній сторінці.

Що робити: пересканувати з розумними налаштуваннями або понизити роздільну здатність через Стиснути PDF.

2. Кольоровий скан там, де потрібен чорно-білий #

Кольорове сканування зберігає три канали замість одного. Договір, надрукований чорним по білому, у кольорі важитиме приблизно втричі більше, ніж у відтінках сірого, і разів у десять більше, ніж у чорно-білому режимі. Кольор потрібен лише тоді, коли на документі є кольорова печатка, підпис синьою ручкою чи графіки.

3. Фотографії з телефона у повному розмірі #

Знімок сучасного смартфона — це 4000×3000 пікселів і 4–8 МБ. Вставте десять таких у документ, і ви отримаєте 60 МБ. При цьому на аркуші А4 фотографія фізично не може показати більше ніж приблизно 2500 пікселів по довгій стороні при 300 dpi — решта даних просто не використовується.

Що робити: зменшувати зображення до вставки. Якщо ви робите документ із фотографій, корисною буде інструкція як зробити PDF з фотографій.

Причини, пов'язані зі структурою файлу #

Ці випадки трапляються рідше, зате виглядають найзагадковіше: сторінок мало, картинок начебто немає, а файл величезний.

4. Вбудовані шрифти цілком, а не підмножинами #

Правильний експорт вбудовує у PDF лише ті символи, які реально використані. Неправильний — увесь шрифт, включно з ієрогліфами й рідкісними знаками. Один такий шрифт може важити кілька мегабайтів, а в документі їх буває п'ять-шість накреслень. Особливо помітно на файлах, зроблених у старих версіях офісних програм.

5. Прозорість, тіні та градієнти #

Дизайнерські ефекти PDF зберігає як окремі шари з масками. Одна тінь під логотипом, повторена в колонтитулі на кожній сторінці, здатна додати мегабайти. Тому презентації й буклети часто важать більше, ніж текстові документи такого ж обсягу.

6. Історія правок і невикористані об'єкти #

PDF підтримує інкрементальне збереження: коли ви редагуєте документ і зберігаєте його, стара версія залишається у файлі, а нова дописується в кінець. Кілька циклів редагування — і половина файлу є вмістом, який вже ніхто не бачить. Сюди ж належать видалені, але не очищені зображення, вбудовані ескізи сторінок і невикористані шари.

Розпізнати такий файл легко за непрямою ознакою: документ виглядає скромно, сторінок небагато, зображень майже немає, а вага йде на десятки мегабайтів. Особливо часто це трапляється з договорами, які кілька разів правили в редакторі, і з формами, заповненими в різних програмах.

Що робити: перезберегти документ «начисто» — саме це відбувається під час стиснення.

7. Зайві сторінки і дублі #

Найбанальніша причина, яку чомусь перевіряють останньою. Скан із автоподавача часто містить порожні звороти, а пакет документів — дублі однієї й тієї ж довідки. Прибрати їх можна в Організувати сторінки PDF; докладніше — у матеріалі як видалити сторінки з PDF.

Скільки має важити нормальний документ #

Знайдіть свій рядок і порівняйте з реальністю. Якщо перевищення двократне — це нормальний розкид. Якщо десятикратне — шукайте причину серед семи вище.

Цифри в таблиці не є стандартом, це практичні орієнтири. Вони корисні насамперед тим, що дають швидку відповідь на питання «мій файл нормальний чи роздутий». Бухгалтерський звіт на п'ятдесят сторінок у два мегабайти — нормальний, чіпати нічого не треба. Той самий звіт на сорок мегабайтів означає, що всередині лежать скани або зображення, і з ними варто розібратися, поки документ не пішов далі поштою.

План дій: від простого до радикального #

1. Приберіть зайві сторінки. Найшвидший спосіб зменшити файл — видалити те, що нікому не потрібно.
2. Прогоніть документ через стиснення на середньому рівні. Це вирішує проблеми з роздільною здатністю, надлишковими шрифтами й накопиченим сміттям одночасно.
3. Перевірте результат — особливо дрібний текст, печатки й підписи.
4. Якщо не допомогло — пересканцуйте оригінал у 300 dpi, відтінки сірого.
5. Якщо сторінок дуже багато — розділіть документ через Розділити PDF і надішліть частинами.

Детальний розбір самого стиснення з рівнями та обмеженнями — у статті як стиснути PDF.

Не женіться за мінімальним розміром заради самого числа. Документ, у якому не читається номер довідки, повернуть на доопрацювання, і виграні мегабайти не матимуть значення.

Чотири поширені хиби про вагу PDF #

«Заархівую в ZIP — стане менше». Практично ні. PDF уже є стиснутим контейнером: текст усередині запакований, зображення теж. Архів дає два-три відсотки, іноді нуль. Сенс у ZIP є лише тоді, коли треба надіслати кілька файлів однією посилкою.

«Файл великий, бо багато сторінок». Кількість сторінок майже нічого не означає. Один кольоровий скан у 600 dpi важить стільки ж, скільки сотня сторінок чистого тексту. Дивіться на середню вагу аркуша.

«Це проблема програми, у якій зроблено документ». Частково так, але лише в тому сенсі, що програма могла вбудувати шрифти цілком або зберегти зображення без стиснення. Сам формат PDF тут ні до чого — він однаково добре вміщує і легкі, і важкі документи.

«Треба просто зменшити масштаб сторінки». Масштаб відображення на вагу не впливає взагалі. Зображення всередині залишається тим самим, скільки б відсотків не показував переглядач; змінюється лише те, як його малюють на екрані.

Як не створювати важкі файли #

• В офісних програмах експортуйте PDF через «Зберегти як», обираючи варіант для електронного розповсюдження, а не для друку.
• Стискайте зображення всередині документа до експорту: у Word це «Формат зображення → Стиснути рисунки».
• Скануйте у чорно-білому режимі все, де немає кольору.
• Не збирайте документ друком у PDF з подальшим повторним експортом — кожен цикл додає ваги і псує текстовий шар.
• Для таблиць надсилайте табличний файл, а не PDF на двадцять аркушів: Excel в PDF потрібен тоді, коли отримувачу важлива саме фіксована верстка.

Часті запитання